실록 기능 소개 #1 — 전자서명: 거래처 서명까지 계정 없이 받기

공급자와 품질협정서를 새로 맺을 때를 떠올려 보겠습니다.

PDF를 메일로 보냅니다. 상대가 출력해서 서명하고, 스캔해서 다시 보냅니다. 스캔본은 기울어져 있고, 마지막 쪽 서명란이 빠져 있기도 합니다. 우리 쪽 대표 서명을 받으려고 다시 출력합니다. 그렇게 모인 파일이 서너 개쯤 되면 어느 게 최종본인지 아무도 장담하지 못합니다.

실록의 전자서명은 이 과정을 한 화면으로 줄입니다.

이렇게 진행됩니다

1. 파일을 올리고 서명 칸을 놓습니다.
PDF는 물론 워드·엑셀·파워포인트 파일도 올릴 수 있습니다. PDF가 아닌 파일은 PDF로 바꿔 저장합니다. 문서 위에 서명 칸, 이름·날짜 칸, 체크 칸 같은 입력 칸을 서명자별로 놓습니다.

2. 받는 사람과 순서를 정합니다.
받는 사람은 세 종류입니다.

• 사내 서명자 — 회사 계정을 고릅니다.
• 외부 서명자 — 이름과 이메일만 적습니다. 상대방은 실록 계정이 없어도 됩니다.
• 참조 — 서명은 하지 않고, 완료된 문서만 받습니다.

순번을 정하면 앞 순번이 모두 서명한 뒤에 다음 사람에게 차례가 넘어갑니다. 같은 순번을 준 사람들은 동시에 서명합니다. 예를 들어 "우리 QA 검토 → 거래처 서명 → 우리 대표 승인" 순서로 보낼 수 있습니다.

3. 서명자는 본인 확인을 하고 서명합니다.
사내 서명자는 비밀번호를 다시 입력하고, 외부 서명자는 이메일로 받은 인증번호를 입력합니다. 서명할 때는 서명 의미(승인·동의·검토·확인·작성·발행)를 고릅니다. "이 사람이 무엇에 대해 서명했는가"가 서명과 함께 남습니다.

서명하지 않고 있는 사람에게는 독촉 메일이 자동으로 나가고, 필요하면 화면에서 바로 다시 보낼 수도 있습니다.

끝나면 남는 것

모두 서명하면 칸에 입력한 값이 문서에 찍히고, 감사추적인증서가 붙은 PDF 한 벌이 완성됩니다. 감사추적인증서에는 이런 내용이 담깁니다.

• 서명자마다 이름, 서명 의미, 서명 일시, 본인 확인 방법
• 누가 언제 문서를 열고, 서명하고, 내려받았는지에 대한 이력
• 문서가 바뀌지 않았음을 확인할 수 있는 고유값(해시)과 확인용 QR

서명 그림 아래에는 서명자 이름·서명 일시·서명 의미가 항상 함께 찍힙니다. 21 CFR Part 11이 전자서명에 요구하는 정보(서명자 이름, 서명 일시, 서명 의미)를 빠뜨릴 수 없게 되어 있습니다.

서명 기록과 이력은 나중에 고치거나 지울 수 없습니다.

받은 사람이 직접 진짜인지 확인합니다

완료된 PDF를 받은 거래처나 심사원이 "이 파일, 서명 후에 누가 고친 건 아닌가요?"라고 물을 수 있습니다.

PDF에 들어 있는 QR이나 확인 주소로 들어가면, 로그인 없이 위조 확인 화면이 열립니다. 가지고 있는 PDF 파일을 고르면 원래 문서와 같은지 바로 비교해 줍니다. 파일은 서버로 올라가지 않고, 비교는 받은 사람의 브라우저 안에서 이루어집니다.

이 시리즈의 문서관리 후기 #7에서 "받은 사람이 스스로 확인하게 한다"는 이야기를 했는데, 전자서명도 같은 생각으로 만들었습니다.

전자결재와는 무엇이 다른가요

실록에는 전자결재도 있습니다. 둘은 쓰는 곳이 다릅니다.

사내 문서 승인은 전자결재로, 회사 밖 사람이 서명해야 하는 문서는 전자서명으로 처리하시면 됩니다.

어떤 요금제에 들어 있나요

전자서명은 실록의 모든 제품(DMS·QMS·RIMS·Total)에 포함되어 있습니다. 전자결재·전자서명만 필요하시다면 Sillok eSign 하나만 따로 쓰실 수도 있습니다.

제품 화면은 시스템 소개에서, 요금제는 요금제에서 보실 수 있습니다. 도입 문의는 admin@tailgatelab.com 으로 주시면 됩니다.