실록 기능 소개 #2 — 전자결재: 승인하는 순간 후속 처리까지 함께 끝내기

SOP 개정 결재를 받던 날을 떠올려 보겠습니다.

결재판을 들고 검토자 자리로 갑니다. 회의 중이라 기다립니다. 승인자는 출장 중이라 메일로 PDF를 보내고 "확인했습니다" 답장을 받습니다. 승인이 끝나면 다시 할 일이 남습니다. 새 버전을 공유폴더에 올리고, 옛 버전을 치우고, 결재 대장에 한 줄을 적습니다. 그중 하나라도 빠지면 "승인은 됐는데 현장에는 옛 버전이 걸려 있는" 일이 생깁니다.

실록의 전자결재는 결재와 그 뒤의 처리를 한 번에 묶습니다.

이렇게 진행됩니다

1. 결재는 각 메뉴에서 올립니다.
변경관리, 기록관리, 부적합/CAPA(시정 · 예방조치), 고객불만, 교육훈련처럼 결재가 필요한 메뉴의 상세 화면에서 [결재 상신]을 누릅니다. 결재할 내용을 따로 옮겨 적을 필요가 없습니다. 올라온 결재는 모두 전자결재 메뉴 한 곳에 모입니다.

2. 결재 라인을 정합니다.
결재자마다 작성 · 검토 · 승인 중 하나의 역할을 줍니다. 앞 단계가 끝나야 다음 단계로 넘어갑니다. 같은 단계에 여러 명을 넣으면 동시에 결재하고, 그 단계 사람이 모두 승인해야 다음으로 넘어갑니다.

결재자 목록에는 회사 관리자가 미리 정해 둔 결재 권한에 맞는 사람만 나옵니다. 승인 칸에 승인 권한이 없는 사람을 넣는 실수를 애초에 막습니다. 급한 건은 긴급으로 올리면 결재 목록 맨 위에 보입니다.

3. 결재자는 본인 확인을 하고 승인하거나 반려합니다.
차례가 오면 메일이 갑니다. 결재자는 [내 결재 대기]에서 건을 열고, 비밀번호를 다시 입력해 승인하거나 반려합니다. 반려할 때는 사유를 꼭 적어야 합니다. 반려되면 결재는 작성 단계로 돌아가고, 고쳐서 다시 올리면 첫 단계부터 다시 결재를 받습니다.

4. 최종 승인되는 순간\, 원래 메뉴의 처리가 함께 일어납니다.
변경관리 결재가 끝나면 문서가 시행되고, 기록 결재가 끝나면 기록이 잠깁니다. 이 처리 가운데 하나라도 실패하면 승인까지 함께 되돌립니다. "승인은 됐는데 시행은 안 된" 어긋난 상태가 남지 않습니다.

끝나면 남는 것

심사원이 "이 문서는 누가, 언제, 무엇을 보고 승인했나요?"라고 물으면 결재 상세 화면 하나로 답할 수 있습니다.

• 결재를 올린 순간의 결재 내용과 결재 라인을 그대로 복사해 저장한 기록, 그리고 그 내용이 바뀌지 않았음을 확인할 수 있는 고유값(해시)
• 결재자마다 이름 · 직위 · 부서, 서명한 시각
• 올리기 · 승인 · 반려 · 회수 · 취소가 시간 순서대로 쌓인 활동 기록

반려 후 다시 올린 결재도 앞서 반려된 이력이 그대로 남습니다. 활동 기록은 나중에 고치거나 지울 수 없습니다.

다른 메뉴와 이어집니다

결재는 혼자 쓰는 메뉴가 아닙니다. 변경관리에서 문서 여러 개를 묶어 올리면, 결재 화면에서 담긴 문서와 버전을 함께 보며 승인합니다. 기록관리에서는 기록마다 결재를 받을지, 작성자 서명만으로 마칠지 고를 수 있습니다. 회사 밖 사람의 서명이 필요한 문서는 전자서명으로 처리하시면 됩니다.

어떤 요금제에 들어 있나요

전자결재는 실록의 모든 제품(DMS · QMS · RIMS · Total)에 포함되어 있고, 전자결재 · 전자서명만 쓰는 Sillok eSign에도 들어 있습니다. 결재를 올릴 수 있는 메뉴는 쓰시는 제품에 따라 달라집니다.

제품 화면은 시스템 소개에서, 요금제는 요금제에서 보실 수 있습니다. 가입 없이 둘러보기에서 예시 화면을 보실 수 있습니다. 도입 문의는 admin@tailgatelab.com 으로 주시면 됩니다.