실록 기능 소개 #3 — 변경관리: 여러 문서를 한 건으로 묶어 한 번에 시행하기

공정 하나를 바꾸면 고칠 문서가 하나로 끝나지 않습니다.

절차서를 개정하고, 작업지침서를 고치고, 새 점검 양식을 만들고, 더 이상 쓰지 않는 양식은 폐기해야 합니다. 문서마다 결재를 따로 받다 보면 시행일이 서로 어긋납니다. 새 절차서는 시행됐는데 옛 양식은 아직 현장에 남아 있습니다. 교육 공지는 누가 챙기기로 했는지 흐려집니다. 심사 때 "이 개정은 왜 했나요?"라는 질문에 답하려면 메일함을 뒤져야 합니다.

실록의 변경관리는 이 모든 것을 변경 건 하나에 담습니다.

이렇게 진행됩니다

1. 변경 건을 만들고 바뀌는 문서를 담습니다.
한 변경 건에 신규 · 개정 · 폐기 문서를 섞어서 담을 수 있습니다. 개정할 문서를 고르면 다음 버전의 작성 중 문서가 바로 만들어집니다. 문서관리에서 보고 있던 문서라면 [이 문서로 변경 신청]을 눌러 바로 시작할 수도 있습니다. 문서마다 새 원본 파일과 신구대비표 같은 첨부를 올립니다.

2. 문서마다 변경 내용과 변경 사유를 적습니다.
변경 건 전체의 사유와 별도로, 문서마다 무엇을 어떻게 바꿨는지와 왜 바꿨는지를 따로 적습니다. 비어 있는 문서가 있으면 결재를 올릴 수 없습니다.

글쓰기가 부담스러우면 실록 코파일럿에게 초안을 받을 수 있습니다. 코파일럿은 신구대비표와 이전 버전 비교를 근거로 초안을 씁니다. AI가 쓴 글에는 AI 초안 표시가 붙고, 담당자가 읽고 [검토 확인]을 눌러야 결재를 올릴 수 있습니다.

3. 문서마다 교육이 필요한지 정합니다.
교육훈련 메뉴를 함께 쓰시면, 새로 만들거나 개정하는 문서마다 **「교육 필요」 또는 「교육 안 함」**을 골라야 합니다. 교육이 필요하면 교육 방법과 교육자료도 정합니다. 정하지 않은 문서가 남아 있으면 결재를 올릴 수 없어서, 교육 결정을 빠뜨리는 일이 생기지 않습니다.

4. 결재를 올리기 전에 빠진 것을 확인합니다.
결재를 올리면 실록이 먼저 원본 파일, 문서별 변경 내용과 사유, 확인하지 않은 AI 초안, 교육 결정 같은 것을 확인합니다. 빠진 것이 있으면 무엇이 빠졌는지 알려 줍니다. 결재가 올라가면 변경 건과 담긴 문서는 잠겨서 고칠 수 없습니다.

5. 최종 승인되는 순간 한 번에 시행됩니다.
담긴 문서가 같은 순간에 처리됩니다. 새 버전이 시행되고, 같은 번호의 옛 버전은 자동으로 폐기됩니다. 교육이 필요하다고 정한 문서는 교육 항목이 자동으로 만들어집니다. 문서 처리 중 하나라도 실패하면 승인 전체를 되돌려서, 일부만 시행된 상태가 남지 않습니다.

끝나면 남는 것

• 문서관리의 각 문서 변경 이력에 어느 변경 건으로, 무엇을, 왜 바꿨는지가 함께 보입니다.
• 결재 기록에는 결재를 올린 순간의 변경 내용과 사유가 그대로 실립니다.
• AI 초안을 받아 쓴 글은 확인한 뒤에도 "AI 도움 · 확인한 사람 · 일시"가 남습니다.

심사원이 문서 하나를 짚어도, 그 문서를 바꾼 이유와 승인한 사람을 바로 보여 드릴 수 있습니다.

다른 메뉴와 이어집니다

• 결재 서명칸: 양식의 작성 · 검토 · 승인 칸 자리를 지정해 두면, 승인 뒤 만들어지는 시행본 PDF의 그 자리에 결재자 이름이 찍힙니다.
• 공급자 변경: 공급자 관리를 함께 쓰시면, 공급자 정보 변경도 변경 건에 담아 결재를 받을 수 있습니다. 새로 바꿀 공급자를 조건으로 걸어 두면, 그 공급자가 결재로 승인되기 전에는 시행되지 않습니다.
• 결재 없이 시행: 결재가 필요 없는 문서 유형만 담았다면 [바로 시행]으로 마칠 수 있습니다.

어떤 요금제에 들어 있나요

변경관리는 공통 기능이라 DMS · QMS · RIMS · Total 모두에 포함되어 있습니다. 교육 항목 자동 생성과 공급자 변경 연결은 교육훈련 · 공급자 관리가 들어 있는 QMS · Total에서 함께 쓰실 수 있습니다.

제품 화면은 시스템 소개에서, 요금제는 요금제에서 보실 수 있습니다. 가입 없이 둘러보기에서 예시 화면을 보실 수 있습니다. 도입 문의는 admin@tailgatelab.com 으로 주시면 됩니다.