문서관리 시스템 만들어본 후기 #8 — 고시는 작년에 개정됐는데 우리만 몰랐다

심사장에서 이 질문 받아보셨죠.

"이 규격, 최신판 확인은 어떻게 하십니까?"

서가에 꽂힌 규격집을 봅니다. 표지에는 몇 년 전 판번호가 찍혀 있습니다. 그 사이 개정판이 나왔는지는... 솔직히 모릅니다. 고시도 마찬가지입니다. 작년에 개정된 걸 올해 심사장에서 처음 알게 되는 일, 생각보다 흔합니다.

여기에 구조적인 비대칭이 하나 있습니다. 내부 문서는 우리가 개정하니까 우리가 압니다. 외부 문서는 남이 개정하고, 그 사실을 아무도 우리에게 알려주지 않습니다. SOP는 결재를 거치면서 온 조직이 알게 되지만, 식약처 고시는 개정되어도 우리 공유폴더에는 아무 일도 일어나지 않습니다. 파일은 그대로 있고, 그래서 최신처럼 보입니다.

ISO 13485 4.2.4(문서관리)는 외부출처 문서의 식별과 배포 관리를 요구합니다. 그래서 절차서에는 이렇게 씁니다. "외부출처 문서는 분기 1회 최신판을 확인한다." 문장은 완벽합니다. 확인 자체도 어렵지 않습니다 — 법령과 고시는 국가법령정보센터(law.go.kr)와 식약처(mfds.go.kr)에서 누구나 무료로 확인할 수 있으니까요.

문제는 확인하는 법을 몰라서가 아니라, 챙길 때가 됐다는 걸 알려주는 사람이 없다는 겁니다. 외부문서 대장 엑셀에 "최신판 확인일" 열을 만들어 둡니다. 그 열이 갱신되려면 누군가 분기마다 그 파일을 열어야 합니다. 열어야 한다는 사실은 담당자 머릿속에만 있습니다. 담당자가 바뀌면, 그 기억은 인수인계 문서 어디에도 없습니다.

실록에서는 외부출처 문서도 문서로 등록해 관리합니다. 그리고 문서마다 검토 주기를 걸 수 있습니다. 시리즈 #5에서 소개한 주기검토 알림 — SOP의 3년 검토를 챙겨주던 그 기능이, 외부문서의 확인 주기에도 똑같이 작동합니다.

그래서 순서가 뒤집힙니다. 담당자가 기억해서 엑셀을 여는 게 아니라, 로그인하면 시스템이 "이 규격, 확인하실 때가 됐습니다"라고 먼저 말을 겁니다. 확인은 여전히 사람이 합니다. law.go.kr에 들어가 개정 여부를 보고, 신판이 있으면 입수해 등록합니다. 시스템이 대신 규격을 읽어주지는 않습니다. 다만 "확인할 때가 됐다"를 잊어버릴 수 없게 만듭니다.

그리고 확인한 결과가 기록으로 남습니다. "개정 없음, 현행 유지"도 확인자·일시와 함께 남습니다. 이게 생각보다 중요합니다. 심사원이 묻는 건 사실 "최신판을 갖고 계십니까?"가 아니라 "최신판인지 확인하는 절차가 돌아가고 있습니까?"니까요. 앞의 질문은 운이지만, 뒤의 질문은 시스템입니다. 그리고 뒤의 질문에는 화면 하나로 답이 끝납니다.

혹시 지금 회사의 외부문서 대장, 마지막 확인일이 언제로 적혀 있나요? 댓글로 알려주세요 — 다들 비슷한 처지일 거라 짐작하고 있습니다.