문서관리 시스템 만들어본 후기 #3 — 작성 중이던 워드를 감사 때 보여주다 혼난 이유

주니어 시절, 심사원 앞에서 SOP 파일을 열었는데 화면에 뜬 게 하필 수정 중이던 워드였습니다. 변경 추적 빨간 줄이 좍좍 그어진 채로요.

"이 문서, 지금 유효한 겁니까 수정 중인 겁니까?"

유효본은 따로 있다고 설명했지만 이미 늦었습니다. 그날 심사는 "이 회사는 유효 문서와 작업 중 문서가 섞여 있다"는 전제로 진행됐습니다. 문서 하나 잘못 연 대가치고는 혹독했죠.

돌이켜보면 당연한 결과입니다. 폴더 안에 이런 파일들이 같이 살고 있었으니까요.

• SOP-007_v03.docx
• SOP-007_v03_final.docx
• SOP-007_v03_final_수정.docx
• SOP-007_v03_final_진짜최종.docx

이 중에 서명받은 원본이 뭘까요? 저도 몰랐습니다. 파일명은 상태(status)가 아닙니다. "final"이라는 글자는 아무것도 보증하지 않습니다.

실록에서 문서는 파일이 아니라 상태를 가진 기록입니다.

• 초안(Draft): 마음껏 고칩니다. 아무도 이걸 유효본으로 오인할 수 없습니다.
• 결재중: 내용이 잠깁니다. 서명받는 도중에 몰래 고치는 일 자체가 불가능합니다.
• 시행: 유일한 유효본. 수정하려면? 못 합니다. 개정 절차(변경관리)를 새로 시작해야 합니다.
• 폐기: 남아는 있지만, 폐기본임이 화면과 PDF 양쪽에 표시됩니다.

핵심은 "시행 문서는 시스템이 잠근다"입니다. 사람의 규율이 아니라 구조가 막는 겁니다. 심사원이 어떤 문서를 열어달라고 해도 걱정이 없습니다. 시행본을 열면 시행본이고, 초안은 초안이라고 시스템이 먼저 말해주니까요.

"진짜최종"이라는 단어를 파일명에서 지우는 것. 그게 문서관리 시스템의 첫 번째 존재 이유라고 생각합니다.

여러분 폴더의 최고 기록은 몇 단계짜리 final인가요? 댓글로 자랑(?)해 주세요. 제 기록은 final의 final의 수정_2 입니다.