문서관리 시스템 만들어본 후기 #1

의료기기 QA에게 감사 준비의 시작은 문서관리입니다.

문서 열댓 개야 C드라이브 내문서에서도 관리할 수 있죠. 그런데 그 열댓 개조차, "제대로 굴러가는 QMS" 수준의 추적성을 유지하기란 쉽지 않습니다.

워드 파일 제목 뒤에 Draft_v01, v02... 얼마나 붙여보셨나요?

Final은 또 왜 그리 많은지. Final의 Final까지 가면 뭐가 원본이고 뭐가 draft인지, 그래서 내가 뭘 서명받았는지 헷갈리기 시작합니다.

서명받는 것도 일인데, 감사 날이 오면 종이문서 꺼내놓고 읽다가, 결국 C드라이브 열고 문서 찾다가, final의 final.docx 앞에서 멘붕이 옵니다.

이런 일을 하도 겪다 보니 오래전부터 시스템을 찾아 헤맸습니다. 쉐어드라이브 수준은 반쪽짜리입니다. 관리 포인트 일부가 디지털화될 뿐, 신경 쓸 부분은 그대로거든요. 그렇다고 글로벌 문서관리 시스템을 쓰자니 — 좋은 건 알겠는데 너\~어무 복잡해서 접근하기가 힘듭니다.

그렇다고 우리 팀이"이 문제 해결하고 싶다!" 하고 뚝딱 시스템부터 만든 건 아닙니다.

지금 생각하면 말도 안 되는 경험인데 — SOP 20여 개를 백지에서 만들고, 그 프리셋을 30여 개 사업장에 뿌리고 관리해봤습니다. 그렇게 익힌 폴더 구조, 문서명 규칙, 버전관리, 상태관리, 엑셀로 만든 배포대장...

그 피땀 노가다의 결실은 사실 "노하우"가 아니라 감사 지적사항이었습니다. 기본적이면서도 치명적인 Finding들을 모아놓고 아무리 궁리해봐도, "적당한 자동화"로는 답이 안 나오더군요. 엑셀 관리툴의 한계도 명확했습니다.

Sillok에서는, 이 "내 컴퓨터에서 돌아가는 문서관리"를 끝내려 합니다. 사실 이런 기초적인 추적성 이슈는 시스템만 있으면 — 문서를 꾸준히 업데이트하는 것만으로 — 한 번에 해결됩니다.

"서명 누락", "유효본 상이", "outdated", "주기검토 누락".

이런 기초적인 지적은 제발 좀 피해야 합니다. 그런데 이 기초적인 것들이 사실 가장 관리하기 어렵습니다. 수작업으로 하면 반드시 오류가 납니다.

여기에 한계를 느끼고 계시다면 저희에게 연락주십시요.

다음 편에서는 이 기초 지적들을 시스템이 어떻게 원천 차단하는지 — "폐기본을 들고 있는지조차 모르는 문제"와 자동 워터마크 이야기부터 해보겠습니다.